社員から回ってくる経費精算のレシートを、経理側で速く片づける方法

最終更新：2026年08月24日

月末になると、社員から経費精算の封筒が回ってきます。中身はバラバラのレシート。これを一枚ずつ会計ソフトに打ち込む作業は、小さな会社の経理でいちばん時間を取られる仕事のひとつです。

まず、提出のルールを1つだけ決める

ルールを増やすと守られません。効果が大きいものを1つだけ選ぶなら、「レシートはA4の紙に貼らず、そのまま封筒に入れて出す」です。

貼られてしまうと、まとめてスキャンも撮影もできなくなります。貼る作業は提出する側の負担にもなっているので、やめて困る人はいません。日付順に並べる必要もありません。

封筒を開けたら、机の上に並べてまとめて撮ります。1枚ずつ撮る必要はなく、3〜4枚を並べて1枚の写真に収めても読み取れます（重ならないようにだけ気をつけてください）。

感熱紙のレシートは数年で印字が消えます。受け取った時点で画像にしておけば、後から「読めない」という事故を防げます。

ありがちなのが、同じレシートを2回打つパターンです。

これを避けるには、最初に作るデータを「日付・支払先・金額・税率・科目・提出者」の列を持つ1つの表にしておきます。この表があれば、社員別に集計すれば精算額が出ますし、列を並べ替えれば会計ソフトの取込用CSVになります。

先に社員へ伝えておくと、後戻りが減ります。

ケース	必要な対応
宛名が個人名になっている	3万円未満なら実務上は通ることが多いですが、社名で受け取るよう依頼
飲食代	誰と何人で行ったかをレシート裏に記入（会議費・交際費の区分に必要）
クレジット売上票のみ	品目が書かれた明細も必要。売上票だけでは内容が不明
登録番号が無い店	免税事業者の可能性。仕入税額控除の経過措置の対象になります

社員がネット通販や電子チケットで買った場合、その領収書は電子取引にあたります。印刷して紙で保存するのは原則として認められません。データのまま保存し、訂正・削除を防ぐしくみが必要です。

システムを入れずに対応するなら、事務処理規程を1枚備え付けるのが最も費用がかかりません。事務処理規程作成ツールで無料で作れます。

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