電子帳簿保存法の対応チェックリスト｜個人事業主・小さな会社がやることだけ

最終更新：2026年08月24日

電子帳簿保存法は説明が長くて分かりにくい法律ですが、小さな事業者が必ず対応しなければならない部分はごく一部です。まずそこを切り分けます。

3つの区分のうち、義務は1つだけ

区分内容義務か
電子帳簿等保存会計ソフトで作った帳簿をデータで保存任意
スキャナ保存紙のレシートをスキャンしてデータで保存し、紙を捨てる任意
電子取引データ保存メールやWebで受け取った請求書・領収書をデータのまま保存義務

やらなければいけないのは3番目だけです。紙で受け取ったレシートは、これまでどおり紙で保存して構いません。

チェック1：自分に電子取引があるか

次のどれかに当てはまれば、電子取引があります。ほぼ全員が当てはまります。

チェック2：データのまま保存しているか

印刷して紙で保存するのは、原則として認められません。受け取ったPDFやスクリーンショットを、ファイルとして残してください。

保存場所はパソコンのフォルダで構いません。クラウドストレージ（Googleドライブ、OneDriveなど）を使えばバックアップも兼ねられます。専用システムは不要です。

チェック3：検索できる状態か

日付・金額・取引先の3つで探せる必要があります。もっとも簡単なのはファイル名を統一する方法です。

20260824_〇〇商事_55000.pdf

この形で「年月日_取引先_金額」と付けておけば、フォルダの検索窓で探せます。エクセルで索引表を作る方法もありますが、ファイル名だけで足りることがほとんどです。

検索要件が免除される場合

次のどちらかに当てはまれば、検索できる状態にしていなくても構いません。

多くの個人事業主はここに当てはまります。とはいえファイル名を揃えるのは自分のためにもなるので、やっておいて損はありません。

チェック4：改ざんを防ぐしくみがあるか

データが後から書き換えられないことを示す必要があります。次の4つのうちどれか1つで足ります。

  1. タイムスタンプが付いたデータを受け取る
  2. 受け取ったあと速やかにタイムスタンプを付ける
  3. 訂正・削除の履歴が残るシステム、または訂正・削除ができないシステムを使う
  4. 訂正・削除の防止に関する事務処理規程を備え付けて、そのとおり運用する

1〜3は費用がかかります。4なら紙1枚で済みます。事務処理規程 作成ツールで、名前と日付を入れるだけで無料で作れます。税務署への提出は不要で、手元に置いておくだけです。

チェック5：それでも対応できない場合

「相当の理由」があってどうしても要件を満たせない場合の猶予措置があります。税務調査のときにデータのダウンロードの求めに応じられ、かつ印刷した書面を提示できるなら、保存要件を満たしていなくても認められます。

ただし注意点があります。この猶予措置は保存の要件を緩めるだけで、データを保存する義務そのものは消えません。「印刷したから元データは消してよい」ということにはならないので、そこだけは押さえてください。

まとめ：最短の対応

  1. フォルダを1つ作る（例：「2026年_電子取引」）
  2. メールやWebで受け取った請求書・領収書のPDFを、そこに入れる
  3. ファイル名を「日付_取引先_金額」で揃える
  4. 事務処理規程を1枚作って印刷し、机の引き出しに入れる

これで完了です。費用は0円、作業は初回30分ほどです。

この作業、AIに任せられます

ReceiptCSV は、レシートの写真をドラッグするだけで、日付・支払先・金額・消費税率・インボイス登録番号を読み取り、freee／マネーフォワード／弥生会計にそのまま取り込めるCSVを作ります。会員登録なし・月10枚まで無料です。

紙のレシートもデータにする

あわせて読みたい